የደብዳቤ የሕይወት ዑደት እና የስራ ፍሰቶች

SmartERP የደብዳቤ አስተዳደር እያንዳንዱ ደብዳቤ ሕጋዊና አስተዳደራዊ ደረጃውን ጠብቆ እንዲዘጋጅ፣ እንዲገመገምና እንዲላክ የሚያስችል ጥብቅ የስራ ፍሰት አለው። አንድ ደብዳቤ ከጸደቀ በኋላ ይዘቱ እንዳይለወጥ በዳታቤዝ ደረጃ ይታገዳል።

የደብዳቤ የሕይወት ዑደት ደረጃዎች#

flowchart TD
    D[ዝግጅት / Draft] -->|አቅርብ| SUB[የቀረበ / Submitted]
    SUB -->|ገምጋሚ መድብ| REV[በግምገማ ላይ / Under Review]
    REV -->|ማሻሻያ ጠይቅ| RR[ማሻሻያ የተጠየቀ / Revision Requested]
    RR -->|አሻሽለህ በድጋሚ አቅርብ| SUB
    REV -->|አጽድቅ| APP[የጸደቀ / Approved]
    APP -->|ይፋዊ ቁጥር ስጥ| REG[የተመዘገበ / Registered]
    REG -->|ላክ| DISP[የተላከ / Dispatched]
    DISP -->|ደረሰኝ አረጋግጥ| ACK[የደረሰኝ ማረጋገጫ የተሰጠ / Acknowledged]
    ACK -->|ተግባር ተጠናቀቀ| CLS[የተዘጋ / Closed]
    CLS -->|ማህደር አስገባ| ARC[ማህደር የገባ / Archived]
    
    SUB -.->|ውድቅ አድርግ| REJ[ውድቅ የተደረገ / Rejected]
    REV -.->|ውድቅ አድርግ| REJ
    D -.->|ሰርዝ| CANC[የተሰረዘ / Cancelled]

የደረጃዎች ዝርዝር መግለጫ#

1. ዝግጅት (Draft): ረቂቁ ይዘጋጃል፣ አባሪዎች ይያያዛሉ፤ ጊዜያዊ መለያ ቁጥር (ለምሳሌ DRF-2026-00012) ይሰጠዋል።
2. የቀረበ (Submitted): ረቂቅ አዘጋጁ ደብዳቤውን ለግምገማ ያቀርባል። ገምጋሚዎች በSmartERP ማሳወቂያ ይደርሳቸዋል።
3. በግምገማ ላይ (Under Review): የተመደቡ ገምጋሚዎች ደብዳቤውን ያነባሉ፣ አስተያየት ይሰጣሉ።
4. ማሻሻያ የተጠየቀ (Revision Requested): ማስተካከያ ካስፈለገ ምክንያት ተጽፎ ለረቂቅ አዘጋጁ ይመለሳል።
5. የጸደቀ (Approved): ስልጣን ባለው ኃላፊ ይጸድቃል። ከዚህ ደረጃ ጀምሮ ይዘቱ በፍጹም ሊለወጥ አይችልም።
6. የተመዘገበ (Registered): በመዝገብ ቤት ኃላፊ ቋሚ ይፋዊ መለያ ቁጥር (Official Reference No.) ይሰጠዋል።
7. የተላከ (Dispatched): ደብዳቤው በፖስታ፣ በመልእክተኛ ወይም በኢሜይል ይላካል፤ የፖስታ መለያ ቁጥር ይመዘገባል።
8. ደረሰኝ የተረጋገጠ (Acknowledged): ተቀባዩ የፈረመበት የመቀበያ ደረሰኝ (የወጪ ደብዳቤ ማረጋገጫ) ተቃኝቶ ይያያዛል።
9. የተጠናቀቀ (Closed): በደብዳቤው ላይ የተጠቀሱት የስራ ተግባራት ወይም ምላሾች ተጠናቀዋል።
10. ማህደር የገባ (Archived): ደብዳቤው በቋሚ የዲጂታል ሰነድ ማህደር ውስጥ ይቀመጣል።