የፕሮጀክት አስተዳደር እና ደረጃ በሮች

SmartERP ፕሮጀክቶችን በአምስት ደረጃ በሮች እንዴት እንደሚመራ፣ የስፋት እገዳን እንደሚያስከብር፣ የለውጥ ጥያቄዎችን እንደሚያስተዳድር፣ የ RAID መዝገብ እንደሚከታተል እና የስራ ዝግጁነትን እንደሚያረጋግጥ።

ማስታወሻ፦ ረቂቅ ትርጉም — በሰው ባለሙያ ግምገማ የሚጠበቅበት (Draft Translation — Human Review Required)

በ SmartERP ውስጥ የማስረከቢያ አስተዳደር (smarterp_governance) ፕሮጀክቶች የድርጅት ደረጃዎችን፣ የውል ግዴታዎችን እና የቁጥጥር መስፈርቶችን እንዲያከብሩ ያረጋግጣል። ያልተቆጣጠረ የስራ ስፋት መጨመርን ይከላከላል እንዲሁም ከፕሮጀክት ቻርተር እስከ ማጠቃለያ ግልጽ የውሳኔ በሮችን ያቋቁማል።

The five stage gates#

Project Governance Dashboard and Health KPI Drilldown

በ SmartERP ውስጥ እያንዳንዱ የሚተዳደር ፕሮጀክት በአምስት መደበኛ ደረጃ በሮች ያልፋል፦

Gate	Name	Objectives	Mandatory artifacts
በር 0	ፅንሰ ሃሳብ እና አዋጭነት	የንግድ ጉዳዩን፣ ስትራቴጂካዊ ተስማሚነትን እና ከፍተኛ ደረጃ አዋጭነትን ማረጋገጥ።	የፕሮጀክት ቻርተር፣ የመጀመሪያ የባለድርሻ አካላት መዝገብ።
በር 1	እቅድ እና የስፋት እገዳ	የመነሻ ስፋትን፣ የበጀት መስመሮችን፣ የጊዜ ሰሌዳን እና የቡድን ምደባን ማጽደቅ።	የመነሻ WBS፣ የፀደቁ የበጀት መስመሮች፣ የስፋት እገዳ ማግበር።
በር 2	አፈፃፀም እና ግንባታ	የስፕሪንት ጭማሬዎችን ማስረከብ፣ ምዕራፎችን ማረጋገጥ እና ለውጦችን መቆጣጠር።	የስፕሪንት ፍጥነት መዝገቦች፣ የምዕራፍ ማጽደቂያዎች፣ የ RAID ማሻሻያዎች።
በር 3	የስራ ዝግጁነት ቅድመ-ምርመራ	የስራ ዝግጁነትን፣ የተጠቃሚ ስልጠናን፣ የመረጃ ሽግግርን እና የ UAT ማረጋገጫን ማረጋገጥ።	የተጠናቀቀ የስራ ዝግጁነት ዝርዝር፣ የ UAT የምስክር ወረቀት፣ የሽግግር እቅድ።
በር 4	ርክክብ እና ማጠቃለያ	የዋስትና ርክክብን፣ የፋይናንስ ማስታረቅን እና የድህረ-ፕሮጀክት ግምገማን ማጠናቀቅ።	የመጨረሻ የክፍያ ማረጋገጫ፣ የሀብት ርክክብ፣ የተገኙ ትምህርቶች።

Important

ፕሮጀክትን በደረጃ በር በኩል ማሳለፍ ከተሰየሙት የበር አጽዳቂዎች (የፕሮጀክት ስፖንሰር፣ CTO ወይም የፋይናንስ ተቆጣጣሪ) ፈቃድ ይጠይቃል። የበሮች ማጽደቂያ በፕሮጀክቱ ቻተር እና በኦዲት መዝገብ ውስጥ በቋሚነት ይመዘገባል።

Scope freeze and change requests#

አንድ ፕሮጀክት በር 1 ላይ ሲደርስ SmartERP በራስ-ሰር የስፋት እገዳን ያነቃቃል፦

የተገደበ የተግባር ፈጠራ፦ አዳዲስ ተግባራትን በቀጥታ መፍጠር ከፀደቀ የለውጥ ጥያቄ ወይም ከአስፈፃሚ ድንገተኛ ፍቃድ ውጭ ይታገዳል።
የለውጥ ጥያቄ ምደባ፦ ለውጦች የአስተዳደር ዓይነት change ባላቸው ተግባራት ተመዝግበው እንደ ተፅዕኗቸው ይመደባሉ፦

Class	Severity	Description	Approval requirement
ክፍል A	አነስተኛ	በበጀት ወይም በጊዜ ሰሌዳ ላይ ምንም ተፅዕኖ የሌለው የውስጥ ተግባር ማሻሻያ።	የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ ማጽደቅ።
ክፍል B	መካከለኛ	በነባር የበጀት ድንገተኛ ወጪ (< 5%) ውስጥ ሀብቶችን መልሶ መመደብ።	የ PM እና የቴክኒካል መሪ ማጽደቅ።
ክፍል C	ከፍተኛ	የጊዜ ሰሌዳ ማራዘም ወይም የበጀት ጭማሪ (> 5% እና < 15%)።	የ PM፣ የቴክኒካል መሪ እና የ PMO ማጽደቅ።
ክፍል D	ስራ አስፈፃሚ	የውል ለውጥ፣ የምዕራፍ ሽግግር ወይም የበጀት ጭማሪ (> 15%)።	የስልጣን ውክልና (DoA) የአመራር ማጽደቅ (CTO / ስፖንሰር)።

Note

የ DoA አጽዳቂዎች የራሳቸውን የለውጥ ጥያቄዎች ማጽደቅ አይችሉም። SmartERP በጸሐፊው እና በአጽዳቂው መካከል የስራ ክፍፍልን ያስከብራል።

RAID register management#

የ RAID መዝገብ በማስረከቢያ ስጋቶች ላይ ቀጣይነት ያለው እይታ ይሰጣል፦

ስጋቶች (Risks)፦ በፕሮጀክቱ ላይ ተፅዕኖ ሊያሳድሩ የሚችሉ ያልተጠበቁ ክስተቶች። የስጋት ተጋላጭነት ነጥብን ለማስላት በዕድል (1–5) እና በተፅዕኖ (1–5) ይመዘናሉ።
ግምቶች (Assumptions)፦ በቴክኒካዊ ጥገኝነቶች፣ በደንበኛ ኃላፊነቶች ወይም በሶስተኛ ወገን ውጤቶች ላይ ያሉ ወሳኝ ግምቶች።
ችግሮች (Issues)፦ በፕሮጀክቱ ሂደት ላይ ተፅዕኖ እያሳደሩ ያሉ የተከሰቱ እንቅፋቶች። የማገድ ክብደት ያላቸው ችግሮች አፋጣኝ የማሳደጊያ ሂደቶችን ያስጀምራሉ።
ጥገኝነቶች (Dependencies)፦ ስራዎች ከመጀመራቸው በፊት የሚያስፈልጉ የስርዓት፣ የቡድን ወይም የደንበኛ ግብዓቶች።

Go-Live readiness checklist#

በር 3 ከመጽደቁ በፊት የፕሮጀክቱ ቡድን የስራ ዝግጁነት ማረጋገጫ ሰንጠረዥን ማጠናቀቅ አለበት፦

የመረጃ ሽግግር፦ የመረጃ ማውጣት፣ መለወጥ፣ መጫን እና ማስታረቅ ሙሉ በሙሉ ተጠናቋል።
የተጠቃሚዎች ስልጠና፦ የመጨረሻ ተጠቃሚዎች እና የስራ አስተዳዳሪዎች በፊርማ በተረጋገጠ ክትትል ሰልጥነዋል።
የውህደት ፍተሻ፦ ሁሉም የላይኛው እና የታችኛው የኤፒአይ ድልድዮች በምርት አምሳያ አካባቢ ተረጋግጠዋል።
የመመለሻ እቅድ፦ የተገለጹ የማቋረጫ ገደቦች እና የመልሶ ማግኛ ጊዜዎች ያሉት የሽግግር እርምጃዎች ተዘጋጅተዋል።
የስራ ርክክብ፦ የድጋፍ ቡድን ገለጻዎች ተጠናቀዋል እንዲሁም የቲኬት ማሳደጊያ መንገዶች ተረጋግጠዋል።