የታይምሺት ተገዢነት እና የወቅት መቆለፊያ
SmartERP የታይምሺት በሰዓቱ መመዝገብን እንዴት እንደሚያስከብር፣ የባለብዙ እርከን የአመራር ማሳደጊያዎችን እንደሚያከናውን፣ ያለፉ የሂሳብ ወቅቶችን እንደሚቆልፍ እና የተፈቀዱ ለውጦችን በኦዲት እንደሚመዘግብ።
ማስታወሻ፦ ረቂቅ ትርጉም — በሰው ባለሙያ ግምገማ የሚጠበቅበት (Draft Translation — Human Review Required)
ትክክለኛ የፕሮጀክት ወጪ ስሌት እና የደንበኛ ክፍያ በሰዓቱ እና በአስተማማኝ ሁኔታ በሚመዘገብ ታይምሺት ላይ የተመሰረተ ነው። SmartERP Enterprise Timesheets (smart_enterprise_timesheet) የተመዘገቡ ሰዓታትን ከሚጠበቀው የስራ ሰዓት ጋር የሚያወዳድሩ የተገዢነት ደንቦችን ያቀርባል፣ ተደጋጋሚ መዘግየቶችን ወደ አመራር ያሳድጋል እንዲሁም ጥብቅ የወቅት መቆለፊያዎችን በመጠቀም ያለፈ ቀን ለውጦችን ይከላከላል።
[projects-timesheet-compliance]
Timesheet compliance rules#
አስተዳዳሪዎች ለስራ ሰዓት ክትትል ድርጅታዊ መመዘኛዎችን ለማቋቋም የተገዢነት ደንቦችን (smart.timesheet.control.rule) ያዋቅራሉ፦
- የዒላማ ሰዓታት፦ የፀደቁ ፈቃዶችን እና የኢትዮጵያ ህዝባዊ በዓላትን ከግምት ውስጥ በማስገባት ከእያንዳንዱ ሰራተኛ የስራ የቀን መቁጠሪያ (
resource.calendar) ጋር ይሰላል። - የግምገማ ድግግሞሽ፦ ዕለታዊ የጀርባ ፍተሻ ላለፈው ቀን ወይም ሳምንት የተመዘገበው ሰዓት ከሚጠበቀው በታች የሆኑ ሰራተኞችን ይለያል።
- ቀላል ማሳሰቢያዎች፦ የጎደሉ ሰዓታትን እንዲመዘግቡ በቀጥታ ለሰራተኛው አውቶማቲክ የኢሜይል ማሳሰቢያ ይላካል (በሳምንት በተወሰነ ከፍተኛ ገደብ የተገደበ)።
Multi-tier escalation engine#
የታይምሺት መዘግየቶች ከተፈቀደው ገደብ በላይ ሲቆዩ፣ SmartERP በተገዢነት ደንቡ ውስጥ የተገለጹትን የማሳደጊያ መስመሮች ያስጀምራል፦
| Escalation level | Threshold (Days overdue) | Action taken | Recipients |
|---|---|---|---|
| ደረጃ 1 | 2 ቀናት የዘገየ | ያልተመዘገቡ ቀናት ዝርዝር ያለበት የማስጠንቀቂያ ማስታወቂያ። | ሰራተኛው እና የቀጥታ የስራ መሪው |
| ደረጃ 2 | 4 ቀናት የዘገየ | ከፍተኛ ቅድሚያ ያለው የማሳደጊያ ተግባር እና የኢሜይል ማስጠንቀቂያ። | የቀጥታ የስራ መሪው እና የፕሮጀክት ስራ አስኪያጁ |
| ደረጃ 3 | 7 ቀናት የዘገየ | በሰራተኛው ዳሽቦርድ ላይ የአስተዳደር አለመገዛት ምልክት ማድረግ። | የመምሪያ ኃላፊው እና የ PMO ተቆጣጣሪው |
እያንዳንዱ የማሳወቂያ እና የማሳደጊያ ክስተት በማሳወቂያ ታሪክ (smart.timesheet.notification.history) ውስጥ እንደ sent፣ failed ወይም skipped በቋሚነት ይመዘገባል።
Period locking and audit controls#
የፋይናንስ ወቅት ሲዘጋ (በሳምንት፣ በወር ወይም በሩብ ዓመት)፣ የፋይናንስ ቡድኑ ወይም PMO የ ታይምሺት መቆለፊያ ቀን (smart.timesheet.period.lock) ያስቀምጣል። አንዴ ከተቆለፈ በኋላ ያለፉ የታይምሺት መዝገቦች እንዳይቀየሩ ይጠበቃሉ።
[projects-period-lock]
Editing in a locked period#
አንድ ተጠቃሚ ከመቆለፊያ ቀኑ በፊት ወይም በመቆለፊያ ቀኑ ላይ ያለን የታይምሺት መስመር ለመፍጠር፣ ለማሻሻል ወይም ለመሰረዝ ሲሞክር፦
- መደበኛ ተጠቃሚዎች፦ SmartERP የሂሳብ ወቅት መቆለፉን በመግለጽ ስራውን ወዲያውኑ ውድቅ ያደርጋል።
- ፈቃድ ያላቸው ተቆጣጣሪዎች፦ የ Override Locked Timesheet Periods (
group_smart_timesheet_override) የደህንነት ቡድን አባላት የሆኑ ተጠቃሚዎች በተለየ የማሻሻያ መስኮት በኩል የተቆለፉ መዝገቦችን ማስተካከል ይችላሉ። - የማይለወጥ የኦዲት መዝገብ፦ እያንዳንዱ ማሻሻያ የግዴታ የማብራሪያ ምክንያት ይጠይቃል። SmartERP የቀድሞ ዋጋዎችን፣ አዲስ ዋጋዎችን፣ ቀኑን እና አድራጊውን ወደ ኦዲት መዝገብ (
auditlog.log/smart.timesheet.period.lock.override) ይጽፋል።
Caution
ያለ መደበኛ የፋይናንስ ፈቃድ የወቅት መቆለፊያዎችን ማለፍ ቀደም ሲል የቀረቡ የቫት ሪፖርቶችን፣ የደንበኛ መጠየቂያዎችን እና የታወቁ የገቢ ሪፖርቶችን ሊያዛባ ይችላል።